Znana jest już „mapa drogowa” rewolucji w krajowym systemie wystawiania faktur.
System ten to Krajowy System e-Faktur w skrócie zwany KSeF. Stanowi on platformę teleinformatyczną, która umożliwia wystawianie, otrzymywanie i przechowywanie faktur tzw. ustrukturyzowanych. KSeF oznacza dokumenty numerem identyfikującym oraz weryfikuje poprawność faktur z konkretnym, ustalonym przez Ministerstwo Finansów wzorem. Faktura ustrukturyzowana to faktura elektroniczna zawierająca odpowiednie, określone w przepisach, informacje. Zapisana jest w konkretnym formacie elektronicznym (w przypadku KSeF jest to XML zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury FA(!) opublikowaną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych CRWDE na platformie ePUAP). Format umożliwia odczytywanie oraz przetwarzanie danych, które zostały zawarte na dokumencie (np. datę sprzedaży, dane kontrahentów, datę wystawienia, kwoty itd.). Informacje zawarte na fakturze są zatem zapisane nie w formie obrazów, a znaczników. Język formatu nie jest czytelny dla człowieka. Przetworzy i odczyta go za to program księgowy, który pracuje z danym formatem. W praktyce oznacza to, że można automatycznie przekazywać dane z faktur pomiędzy programami księgowymi bez udziału człowieka. Dodatkowo system służy także do analizy i kontroli danych z faktur ustrukturyzowanych oraz wysyłki komunikatów dotyczących wystawienia, odrzucenia albo braku możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej.
System KSeF działa w ten sposób, że wystawca faktury otrzymuje urzędowe poświadczenie odbioru (UPO). Odbiorca faktury zaś uzyskuje dostęp do niej poprzez uwierzytelnienie się w KSeF lub podanie określonych danych dotyczących faktury (tzw. dostęp anonimowy). System ma przechowywać zapisane w nim faktury przez 10 lat.
Podejście takie jest rewolucją w dotychczasowej metodologii wystawiania oraz udostępniania faktur w obrocie gospodarczym. System został uruchomiony w formie dobrowolnej jako alternatywa dla tradycyjnego schematu wystawiania faktur od początku 2022 r. Z danych przedstawionych przez Ministerstwo Finansów wynika, że od 1 stycznia 2022 r. do 8 sierpnia 2023 r. w systemie KSeF podatnicy wystawili blisko 67 tys. e-faktur. Jednocześnie mniej niż tysiąc podatników jak dotąd wystawia cyklicznie dokumenty sprzedaży w tym systemie. Trzeba zatem stwierdzić, że na razie system ma wciąż walory bardziej testowe niż w pełni użytkowe.
Ale to się właśnie niedługo zmieni. Tytułowa rewolucja wiąże się z obowiązkowym przejściem wszystkich podatników na stosowanie systemu KSeF w następującym harmonogramie:
- od 1 września 2023 r. podatnicy dotychczas korzystający już z systemu KSeF i chcący nadal go dobrowolnie stosować do wystawiania faktur w zakresie obowiązku stosowania nowej, drugiej struktury faktury elektronicznej, która zostanie wprowadzona przez Ministerstwo do systemu KSeF właśnie od tego dnia,
- od 1 lipca 2024 r. wszyscy czynni podatnicy podatku VAT,
- od 1 stycznia 2025 r. podatnicy zwolnieni podmiotowo oraz przedmiotowo z VAT (nievatowcy) w zakresie wystawiania faktur.
Do obowiązkowego wdrożenia systemu KSeF przez zdecydowaną większość podatników podatku VAT pozostało już mniej niż 12 miesięcy. Przygotowanie się do tego procesu stanowiło będzie duże wyzwanie, co podkreślają wszyscy eksperci, szczególnie dla najmniejszych podmiotów. Należy pamiętać, że wdrożenie KSeF w firmie to nie tylko przystosowanie i adaptacja infrastruktury technologicznej oraz pracowniczej, ale także rewolucja w jednym z bardziej istotnych obszarów funkcjonowania każdej firmy. Procesu tego należy się nauczyć i dobrze go zaadoptować do potrzeb danego środowiska firmowego, aby uniknąć błędów i problemów w momencie rozpoczęcia korzystania z systemu.
Na koniec ważna informacja – podmioty, które będą zobowiązane do rozpoczęcia wystawiania faktur w systemie KSeF nie będą mogły już wystawiać faktur w dotychczasowy tzw. papierowy sposób, bowiem nie będą one uznawane za faktury w rozumieniu formalnym. Możliwe natomiast będzie nadal „oddrukownie” faktury dla kontrahenta, który tego zażąda. I druga istotna kwestia – faktury papierowe nawet po pełnym wdrożeniu systemu KSeF nie znikną z obrotu. Dotyczyć to będzie faktur konsumenckich (tzw. B2C), biletów, które uznawane będą za faktury, w tym paragonów na autostradach płatnych oraz faktur wystawianych w ramach OSS i IOSS.
Polska jako dopiero trzeci kraj w Europie decyduje się na wdrożenie systemu KSeF. Cel tego działania wydaje się być jasny i oczywisty – usystematyzowanie i ustandaryzowanie obszaru fakturowania sprzedaży, ale także ograniczenie szarej strefy w tym zakresie. Należy mieć nadzieję, że przełom pierwszego i drugiego półrocza 2024 r. nie okaże się technologiczną katastrofą oraz że system KSeF do tego czasu zostanie perfekcyjnie dopracowany.
