W ramach ostatniego przed wakacjami przedłużonego posiedzenia Sejm przyjął wiele ustaw. Wśród nich znalazła się ustawa, która ostatecznie reguluje terminy wejścia w życie przesuwanych dotąd zmian, które to zmiany w zasadniczy sposób zaczną oddziaływać na każdego przedsiębiorcę, bez względu na jego wielkość.
Mowa o uchwalonej w dniu 5 sierpnia br. przez Sejm RP ustawie o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw. Po rozpatrzeniu i uwzględnieniu części poprawek Senatu ustawa została skierowana do Prezydenta RP do podpisu.
Ustawa finalnie zakreśla ramy czasowe wdrożenia systemu KSeF czyli Krajowy System e-Faktur. Jest to platforma teleinformatyczna, która umożliwia wystawianie i otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych drogą elektroniczną. Jednocześnie gwarantuje autentyczność dokumentu, jego czytelność i integralność treści. Jej wdrożenie będzie zarazem stanowiło koniec ery faktur papierowych oraz elektronicznych w większości relacji gospodarczych (przynajmniej profesjonalnych).
Obowiązek powszechnego wdrożenia systemu KSeF został określony w zmianie ustawy o podatku od towarów i usług (VAT) z 2023 r. i pierwotnie miał obowiązywać od 2024 r. Datę rozpoczęcia obowiązkowego wystawiania ustrukturyzowanych e-faktur jednak przesuwano, aż właśnie podjęto decyzję o ostatecznym terminie wdrożenia systemu od przyszłego roku. Przyjąć należy, że dalszych opóźnień już nie będzie.
Wprowadzone zmiany statuują następujący finalny harmonogram wdrożenia systemu KSeF:
• od 1 lutego 2026 r. – dla podatników, u których wartość sprzedaży (wraz z podatkiem) przekroczyła w 2024 r. kwotę 200 mln zł;
• od 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych przedsiębiorców.
Do 1 stycznia 2027 r. podatnicy, u których transakcje obejmują niewielkie kwoty (do łącznej wartości sprzedaży wraz z kwotą podatku 10 tys. zł miesięcznie) będą mogli nadal wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej z zastrzeżeniem, iż stracą to prawo począwszy od faktury, którą przekraczana będzie wskazana wartość sprzedaży w miesiącu.
W okresie od 1 lutego do 31 marca 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych będą mogli wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, jeżeli łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku u tych podatników nie przekroczyła w 2024 r. kwoty 200 mln zł.
Uchwalone przepisy przewidują także możliwość wystawiania do końca 2026 r. faktur przy użyciu kas rejestrujących. Ponadto przewidziane zostało do końca 2026 r. odroczenie kar za naruszenie wymagań związanych z obowiązkowym stosowaniem systemu kSeF, co ma zapewnić dodatkowy czas podatnikom na prawidłowe wdrożenie obowiązków bez potencjalnej sankcji za błędy. Równocześnie do końca przyszłego roku, odroczony zostaje obowiązek podawania numeru KSeF w tytułach przelewów za e-faktury.
Nowelizacja przewiduje również możliwość stałego korzystania z trybu KSeF offline24. Podatnicy, których specyfika działalności uniemożliwia wystawianie faktur w czasie rzeczywistym, będą mogli wystawiać faktury ustrukturyzowane bez bezpośredniego połączenia z systemem, z obowiązkiem ich przesłania najpóźniej w kolejnym dniu roboczym. Warunkiem niezbędnym do wystawiania e-faktur w trybie „offline24” w okresie obligatoryjnego KSeF będzie uzyskanie certyfikatu wystawcy faktury.
W związku z wejściem w życie KSeF skrócony zostanie podstawowy termin zwrotu VAT – z 60 do 40 dni.
To co jest w tym momencie istotne z punktu widzenia przedsiębiorcy, w szczególności małego to fakt, że etapowość wdrożenia w życie obowiązkowego stosowania KSeF, a nawet możliwość skorzystania z okresu przejściowego do końca 2026 r. nie powinna usypiać czujności. Bo nawet, jeżeli dana firma nie będzie wystawiała jeszcze faktur ustrukturyzowanych przez KSeF w pierwszych miesiącach przyszłego roku, to musi być gotowa na ich odbiór. W praktyce od lutego 2026 r. każda firma – także ta najmniejsza – będzie musiała być gotowa na odbiór faktur kosztowych przez system. Duże firmy, takie jak sprzedawcy prądu, dostawcy paliw czy dostawcy usług telekomunikacyjnych, będą już wystawiać e-faktury i każdy, nawet najmniejszy przedsiębiorca musi mieć możliwość odbierania tych faktur w jedyny istniejący od lutego 2026 r. sposób. Wskazać należy również, że zbliżające się finalne wdrożenie systemu KSeF to znaczące wyzwanie nie tylko dla przedsiębiorców prowadzących samodzielnie księgowość, ale także zatrudniających do tego zadania biura księgowe lub rachunkowe. W tym obszarze bowiem konieczne będzie uzgodnienie warunków i zasad współpracy w kontekście wdrożenia systemu KSeF, a będą się z tym wiązać określone wyzwania i trudności do rozwiązania.
Przy samodzielnym prowadzeniu księgowości podstawowym zagadnieniem będzie zapewnienie zgodności używanego oprogramowania księgowego ze standardem KSeF. Natomiast w przypadku współpracy z biurem podatkowym lub rachunkowym koniecznością będzie wypracowanie zasad kooperacji i sprawnej współpracy uwzględniającej wymagania systemu KSeF, a także wymogów reprezentacji podatnika wobec systemu i ogólnie rozumianej odpowiedzialności z tego tytułu. Ponadto należy mieć świadomość, że logowanie się do systemu będzie wymagało uwierzytelnienia, co należy traktować jako kolejne wyzwanie dotyczące wdrożenia KSeF. Osoby fizyczne czy to jako jednoosobowi przedsiębiorcy, czy reprezentanci podmiotów będą mogli korzystać albo z profilu zaufanego albo z elektronicznego podpisu kwalifikowanego, względnie z otrzymanego tokena jako metody autoryzacji. Jest to istotne, bowiem mimo postępowania cyfryzacji naszej codzienności, w tym również w obszarze działalności gospodarczej wciąż są przedsiębiorcy, którzy nie charakteryzują się posiadaniem w/w narzędzi autoryzacyjnych.
W przypadku spółek metody autoryzacyjne są nieco odmienne, bo obejmować będą kwalifikowaną cyfrową pieczęć z NIP-em spółki lub token. Token nadawany będzie bezpośrednio po zalogowaniu do Krajowego Systemu e-Faktur. Gdy spółka będzie chciała nadać uprawnienia w KSeF dla osoby fizycznej, będzie zobligowana do złożenia w urzędzie skarbowym zawiadomienia ZAW-FA. Należy pamiętać, że poprzez ZAW-FA można zgłosić w urzędzie tylko jedną osobę. W uproszczeniu można przyjąć, że taka osoba stanie się administratorem spółki w KSeF, ponieważ po nadaniu jej uprawnień do zarządzania uprawnieniami będzie mogła dowolnie nadawać i odbierać uprawnienia do KSeF dla kolejnych osób fizycznych lub też generować tokeny dostępu. Przykładowo, jeśli w spółce będzie dwóch wspólników, to jeden z nich będzie mógł być zgłoszony na ZAW-FA i dostać uprawnienia „założycielskie”, a później dokonać nadania uprawnień drugiemu wspólnikowi już wewnątrz KSeF, gdzie on autoryzować się będzie za pomocą np. profilu zaufanego.
W przypadku, gdy spółka lub osoba fizyczna będzie chciała nadać dostęp do swojego konta w KSeF innemu podmiotowi, a nie konkretnej osobie fizycznej, to w procesie nadawania uprawnień będzie musiała przypisać je do NIP-u tego podmiotu. Taka sytuacja może wystąpić w przypadku nadawania uprawnień dla biura rachunkowego jako podmiotu, a nie dla wskazanej osoby fizycznej, np. właściciela biura rachunkowego lub księgowej. W tym przypadku uwierzytelnianie KSeF musi przebiegać z wykorzystaniem NIP-u, a to z kolei wiąże się z tym, że podmiot – np. biuro rachunkowe – musi posługiwać się pieczęcią z NIP-em, aby móc działać na KSeF podmiotu. Ta nieco złożona specyfika także musi zostać uwzględniona m.in. na etapie uzgadniania i reorganizowania współpracy z biurem podatkowym/rachunkowym pod kątem przygotowań do wdrożenia KSeF.
Wspomnieć należy także o certyfikacie KSeF. Będzie on służył zarówno do logowania, jak i do weryfikacji uprawnień nadanych przez podatnika. Certyfikat ten będzie również wymagany przy wystawianiu faktur w trybach szczególnych: offline24, offline (niedostępność systemu) oraz awaryjnym, gdzie umożliwi oznaczenie faktury kodem potwierdzającym tożsamość wystawcy. Jak informuje Ministerstwo Finansów, certyfikat KSeF jest elektronicznym poświadczeniem tożsamości – podobnym do certyfikatów kwalifikowanych – i zawiera dane osoby fizycznej lub podmiotu. W związku z tym certyfikat zawierający dane osoby fizycznej może być wydany wyłącznie tej osobie, która jako jedyna może go pobrać i się nim posługiwać. Wnioskować o wydanie certyfikatu będzie można od 1 listopada 2025 roku, a okres jego ważności wynosić będzie 2 lata. Przyjąć należy, że o ten certyfikat będzie występowała większość zobowiązanych podatników.
Na koniec warto jeszcze wskazać, iż nie dla wszystkich podmiotów stosowanie systemu KSeF będzie obowiązkowe. Zgodnie z art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT, który zacznie obowiązywać od 1 lutego 2026 r. obowiązek wystawiania faktur w KSeF nie będzie dotyczył faktur wystawianych:
1) przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;
2) przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę;
3) przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 7, 7a i 9, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach (chodzi o szczególną procedurę nieunijną w zakresie handlu, świadczenie międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego oraz sprzedaż na odległość towarów importowanych),
4) na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej z zastrzeżeniem, że na zasadzie dobrowolności po wdrożeniu systemu KSeF będzie istniała możliwość wystawiania w nim e-faktur dla takich podmiotów pod warunkiem udostępnienia nabywcy dostępu do faktury (np. za pośrednictwem kodu QR),
5) w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s;
6) przez podatnika korzystającego ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1 (podatnik z siedzibą w innym państwie członkowskim UE, nie mylić ze zwolnieniem podmiotowym z art. 113 podatników krajowych).
W wymienionych wyżej przypadkach aktualny pozostanie obowiązek wystawiania faktur w postaci elektronicznej lub papierowej. Pamiętać należy jednak, że nawet wymienieni podatnicy muszą mieć możliwość odbierania od 2026 r. ustrukturyzowanych faktur kosztowych.
